Nul doute que vous aussi, vous recevez régulièrement des e-mails mal formulés. Tellement confus que vous ne savez pas quel était le message en terminant de les lire ou au contraire tellement incomplets que vous n’avez pas reçu l’info essentielle.
Ne soyez pas celle ou celui qui envoie ce genre de mail ! Avec nos 5 astuces vous rédigerez des e-mails clairs et concis en Néerlandais (ou dans n’importe quelle langue !)
1. Réfléchissez avant d’écrire.
Cela peut paraître bateau, et pourtant on se lance généralement dans la rédaction d’un mail sans y avoir beaucoup pensé. Or il est indispensable de se poser cette question : quel est mon but avec ce mail ? Quel est le message essentiel qui doit passer, et quelle action doit être entreprise après sa lecture ?
Passez quelques minutes à faire le point, et notez ces éléments pour ne rien oublier. Puis, commencez à rédiger.
Mais si je ne veux ni informer ni demander une action, que faire ? Il y a de grandes chances que dans ce cas, l’e-mail ne soit pas le moyen de communication à privilégier. Par exemple : si vous faites un rapport à votre patron sur une situation complexe, un document plus long est certainement plus adapté.
2. Ne négligez pas l’objet.
Aujourd’hui un
professionnel reçoit plusieurs dizaines – voire centaines – d’e-mails par jour.
Comme il est impossible de les traiter tous de la même manière, on procède
souvent à un scan rapide pour évaluer le niveau de priorité et d’urgence. Et
pour faire ce scan, la ligne d’objet du mail est indispensable. C’est pourquoi
vous devez absolument la remplir, et de manière claire ! Pour ce faire, essayez
de vous limitez à 7-8 mots, 10 mots maximum.
Allez droit à l’essentiel. Préférez par exemple « question concernant le
meeting avec X » plutôt que « j’ai 1 questions à te poser » ou
simplement « question ».
3. Un sujet = un e-mail.
Nous avons tous tendance à nous dire que si nous envoyons un e-mail à telle personne, autant lui dire tout ce que nous avons à lui dire en une fois. C’est souvent une erreur, et pour deux raisons :
- Si vous abordez plusieurs problématiques, votre e-mail est très long et moins clair, vos messages passent moins bien
- Les études ont montré que si vous posez plusieurs questions dans un e-mail, le destinataire ne vous répondra généralement que quand il aura toutes les réponses – bloquant ainsi une grosse partie de l’information. Ou encore, il répondra à une partie des questions mais ne donnera jamais suite au reste.
Une bonne pratique consiste donc à se limiter à un seul sujet par e-mail, éventuellement deux s’ils ne sont pas complexes. Oui, cela veut dire que vous devrez envoyer plusieurs e-mails à la même personne. Mais vous lui faciliterez la vie et vous obtiendrez plus vite une réponse.
4. Faites au plus court.
Nous l’avons déjà
dit, un professionnel reçoit des dizaines de mails par jour. Allez donc
directement à l’essentiel et limitez votre message à quelques phrases dans la
mesure du possible. Au-delà d’un total de 150 mots, l’attention du lecteur
diminue déjà.
Référez-vous à vos notes sur le message clé à faire passer, et demandez-vous
comment ce message peut passer en une phrase. Voyez si vous avez besoin d’une
ou deux phrases de plus pour clarifier, puis concluez.
Exemple : « Durant la réunion du mardi 12 janvier, il a été décidé que les Ressources Humaines procèderaient à une enquête sur XYZ. Elle a eu lieu du 10 au 25 mars. Vous en trouvez les résultats dans le dossier en annexe. »
5. Un appel à l’action.
Vous attendez une action particulière de la part du destinataire ? Ne pensez pas que cela va de soi, mais dites-le clairement : formulez votre attente, avec un verbe d’action, en fin de mail. Indiquez un délai à respecter. Au plus votre demande est claire, au plus la réponse sera précise et rapide. Par exemple : « Peux-tu me confirmer ta présence au séminaire pour vendredi midi au plus tard ».
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